Ficha de captação: dados e documentos do imóvel na entrada

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Por que começar pela matrícula

A propriedade de imóvel se transfere pelo registro do título no Registro de Imóveis (Código Civil, art. 1.245), e a matrícula é o histórico desse registro. Na captação, a certidão atualizada mostra quem é o proprietário, se há alienação fiduciária, hipoteca, penhora ou outras anotações, e se a área e a construção estão averbadas. Imóvel anunciado sem essa leitura costuma gerar retrabalho.

Campos da ficha

• Titulares: nome de todos os proprietários que constam na matrícula, estado civil e regime de bens. A venda de imóvel por pessoa casada, em regra, exige autorização do cônjuge, salvo no regime de separação absoluta (Código Civil, art. 1.647).
• Representação: se alguém vai assinar por procuração, os poderes precisam ser especiais e expressos para alienar (art. 661, § 1º).
• Situação do imóvel: ocupação, débitos de condomínio e de tributos, financiamento em aberto.
• Autorizações: o instrumento de corretagem assinado, com prazo e exclusividade, e a autorização de divulgação.
• Documentos pendentes: o que falta e quem vai providenciar, com data.

Um padrão para toda a equipe

A ficha só funciona se todos usarem a mesma. Defina campos obrigatórios, quem confere e onde fica arquivada. Esse é um dos primeiros itens da padronização documental e alimenta o checklist de fechamento.

Exemplo hipotético

A captação registra só o nome de quem atendeu o corretor. Na fase de proposta, a matrícula mostra três herdeiros como proprietários, um deles morando fora do país. O prazo prometido ao comprador fica inviável. Com a matrícula lida na entrada, o anúncio já sairia com a informação correta sobre prazos.